Desde a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), ocorrida em agosto deste ano, o setor de transporte tem se mostrado preocupado com a adequação à lei que trata da proteção de dados pessoais nos meios físicos e digitais. Com aplicação em todo o território nacional, a LGPD apresenta regras claras para a coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento de dados pessoais.
A preocupação é mostrada em levantamento feito pelo Instituto Paulista de Transporte de Cargas (IPTC). Apenas 39% das empresas estão com o processo de adequação à lei iniciado, sendo a maior parcela ainda nos estágios preliminares e intermediários da adequação, enquanto poucas empresas já finalizaram o processo.
Das empresas que ainda não começaram os trabalhos de adequação, foi relatada a intenção de iniciá-los em breve, ou então, de necessitarem de algum direcionamento das entidades sobre como realizar este processo. Essas companhias afirmaram reconhecer a importância do tema e sustentam que estão atentas às modificações que esta lei vem causando.
É por isso que nós da Trikona Seguros preparamos este artigo apontando boas práticas da LGPD, para que os gestores de empresas de transporte e transportadoras de carga consigam proteger seus dados. Confira!
Boas práticas da LGPD para empresas de transporte
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Segurança de dados
O primeiro passo, sem dúvidas, é estudar o que já está sendo feito em sua empresa de transportes. Uma maneira prática e eficiente de garantir boas práticas da LGPD é criar um programa de governança corporativa. Ele deve trazer regras detalhadas sobre como as informações serão tratadas dentro da empresa.
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Computação na nuvem
A solução em nuvem oferece requisitos de segurança necessários para garantir confidencialidade dos dados da empresa, ajudando no armazenamento seguro das informações e ainda fazer backups automáticos.
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Reforço na segurança dos softwares
Para proteger os dados de qualquer tipo de vazamento, é importante reforçar a segurança dos softwares para evitar o acesso dos dispositivos que vêm de fora, por exemplo, já que é comum que os colaboradores tenham acesso aos dispositivos particulares no trabalho.
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Atenção à coleta de informações
Uma das principais regras da LGPD é o que determina que todas as informações cedidas pelos titulares devem ser consentidas de forma clara, tanto por escrito quanto de forma virtual.
Também é importante deixar claro ao titular qual a finalidade da coleta de informações, e de que forma esses dados serão utilizados pela empresa. Ou seja, a LGPD não permite mais que o consentimento seja solicitado de forma “genérica”.
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Política de privacidade
Como as regras de consentimento da informação pessoal e sensível mudaram, é preciso revalidar o banco de dados da sua empresa ou, é preciso, buscar os titulares para um novo consentimento. Uma boa prática da LGPD é enviar um e-mail, informando que a política de privacidade mudou para se adequar à nova lei.
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Tenha um encarregado atento
A LGPD determinou em seu artigo 41 a necessidade de a empresa nomear um encarregado pelo tratamento de dados pessoais. A função é conhecida como Data Protection Officer (DPO). O responsável tem a identidade e contato divulgados no site da empresa, de forma pública.
Tal colaborador tem como função aceitar as reclamações e comunicações dos titulares, receber comunicações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e orientar os funcionários e os contratados da empresa sobre as práticas a serem tomadas em relação à proteção dos dados pessoais. Dessa maneira, ele é obrigado a solucionar todos os problemas e orientar os colaboradores e titulares e como proceder.
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Revise contratos
Além de adequar a empresa e processos internos, também está entre as boas práticas da LGPD rever os contratos que estão em vigência com os fornecedores que possuem acesso aos dados da empresa. Assim, caso necessário, é preciso estabelecer um novo contrato que se adeque às regras da legislação.
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Treine os colaboradores da empresa
Para que os colaboradores tenham conhecimento das novas regras e saibam como proceder, é responsabilidade da empresa promover a informação por meio de palestras, e-mails e outros recursos didáticos. Nesse sentido, todos os colaboradores precisam estar a par da lei e de que maneira ela pode impactar na empresa.
Vale ressaltar que é possível que existam algumas alterações de adequação à lei sobre os dados pessoais durante esse processo. Uma consultoria jurídica, por exemplo, pode ser um bom investimento para esclarecer eventuais dúvidas que possam aparecer e ajudar a adequar a empresa a cumprir a nova LGPD.
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